モノづくり企業のデータ、 書類の管理を上手にする方法 (ERP構築)DAY1

モノづくり企業のデータ、
書類の管理を上手にする方法
(ERP構築)DAY1


モノづくりの中小企業では普通、
会社の書類やデータがこんな感じで管理されています。↓

共有するデータや書類もあるが、だいたい個別の
パソコンで管理。
書類を更新しても、以前の書類はそのまま混在して
フォルダの中に山のようになっている。

きちんとファイルにまとめたつもりでも・・・

 
 
  • 過去にやった類似の見積書の検索に時間がかかる
  • 別の担当者が、目当ての資料を探すのは不可能に近い
  • 新しく作る資料に漏れが多い

という状況になりがちです。

こんなムダな時間や費用を何とかしたい!という切実な願い。

私には分かり過ぎるほど分かります。

実際に私自身が体験したことで、

色んな会社書類をエクセルで個別に管理するので

それぞれきちんとファイルにしてまとめたつもりでも・・・

  • 後から見つけられない
  • 途中変更していることが更新されていない
  • 資料やデータを個別に色んなところから引っ張ってこないといけない

なんてことがほぼ毎日のように・・・
こんなことはできれば避けたいものです。

実際、世の中ではERP(Enterprise Resources planning) なんて呼ばれる
システムを導入しているところもあります。

これは、

情報を一元管理して、最適な場所に最適な人、
モノ、資金、情報などを
配置して、業務を効率化する仕組み

のことを言います。

モノづくりの業界でも、大手企業にはよほどのことがない限り
導入されていますし、中小でも大掛かりなものではなくても
同じような仕組みを入れているところが多くなっています。

実際、私自身が工場を経営していた時に導入を検討し、
500万円程度使っても導入したいなと考えていました。

人件費を削減したいというよりも、自分を含めた管理者の
業務の時間が、情報を探したり、間違えた仕事に対するカバーなどに
使われまくっていた状況だったので、それくらいの金額は遅くとも
2、3年で元が取れると計算したわけです。

で、当時5年ほど前、富士通の担当者の方に来ていただいて
金額を聞いたところ、

「機能をシンプルにしたものでも2000万円ほどかかります・・・」

とのことでめでたく断念しました。
(その後自作したものを運用するわけですが、
この時得た経験(失敗とコツ)は追々記事にしていきます。

とにかく今の段階で言えることは、
小さな企業の場合は必要ないんじゃない?
という疑問に対して、

「いや、是が非でも導入した方が良い!」

ということです。
どうやって始めるか、は先ほども言った通り追々、できればすぐ
記事にしますので、ちょっとだけお待ちください。

データや書類を効率よく扱うために
忘れてはいけない4つのルール


さて、余談はさておき、色んな情報を整理して格納しておくことで
良いことはたくさんあります。
というよりも、このようにしておかないと、できないことがいっぱいある、と言った方が良いかもしれません。
イメージ図はこんな感じです。↓

このようにデータベースを作るわけですが、
どのようなデータ管理をするにせよ、絶対に守らないと
いけない原則が4つあります。それは、

 

  1. データを入力しやすく、
  2. データを後で分析しやすく、
  3. 必要なデータを出力しやすく
  4. 人によって参照できるデータを区別できるよう

 

逆にいうと、これさえ守っておけば、
データベースを作るのはどんなソフトでも
サービスでもOKというわけです。

仮に将来、データの運用がしにくい、違うものに変えたい
ということになっても、この4つさえ守っておけば
次のインフラに乗り換える際にも乗り換えやすくなります。

ということで、次回以降、具体的にどんな風にデータや
書類の管理をしていけばよいか、実例を交えながら
お伝えしていきたいと思います。

→Day2へつづく