モノづくり企業のデータ、 書類の管理を上手にする方法 (ERP構築)DAY2

モノづくり企業のデータ、
書類の管理を上手にする方法
(ERP構築)DAY2
「引き合いが生じた時点で識別番号を作る」


 

さて今日お伝えすることは、

「引き合いが生じた時点で識別番号を作る」

です。

え、見積もり依頼が正式に来てからでいいんじゃないの?
と思われるかもしれません。

そうすると、見積もり依頼がないままに終わってしまった
引き合いは、誰かの記憶にだけある状態になり、
いずれなくなってしまいます。

これはとてももったいないことです。

引き合いを記録しておくべき理由 その①


価格なのか、納期なのか、難易度なのか、
理由はさまざまあると思いますが、実際に顧客や
顧客候補からされた依頼は宝の山です。

このような、引き合いの内容をきちんと記録して
おくことによって、顧客のデータや、将来の
事業のタネなどにつながります。

引き合いを記録しておくべき理由 その②


正式に見積り依頼がかかった時に、
素早くデータにアクセスできます。

社内で、見積り依頼をする方も、される方も
似たような他の案件と混同することなく
意思疎通ができます。

これは経営者や管理者の反省あるあるですが、
指示される方の立場からいうと、

「○○の件で~」

とか言われても、「どの件のこと?」と
混乱してしまいがちです。
ムダにスタッフの方から嫌われることは避けたいものです。

引き合いを記録しておくべき理由 その③


実際に見積り依頼が来てから、外部から購入するものも
あると思います。

そのような時、どの案件の購入品かを識別できると
社内の仕事はとてもやりやすくなります。
実際に購入には至らなくても、

引き合いの案件と、
見積り依頼したものと、

識別番号でつないでおくと、次回以降似た案件が
生じた場合、見積もりの概算がしやすくなります。

今回のワンポイント


「識別番号自体にも情報を入れておく」

データベースというのは、どんな角度、切り口でも
情報が適切に引き出せるように構築するべきです。

そのように考えると、識別番号自体に

  1. いつ  (日時)
  2. だれが (顧客名、担当者など)
  3. 種類  (製品やサービスの種類など)

などの情報を入れておくといいでしょう。

今出回っているERPソフトや類似のサービスでは
当たり前のようにこのようになっています。

自前でエクセルなどで管理する場合でも、
簡単にほぼ自動で作ることができます。

例)A020314 

Aは○○株式会社

02は顧客の担当者△△さん

03は自社の担当者□□さん

14は自社の修理サービスを表す

 

このようにしておくと、後々とても楽になります。

例えば、実際に受注した後に予定外の購入品があった、とか
想定されていた工数がかからなかった、かかりすぎたなど、
実際のデータを集約する時に、この識別番号が生きてきます。

今日のところは以上です。
Day3へつづく→

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