モノづくり企業のデータ、 書類の管理を上手にする方法 (ERP構築)DAY3 「データ処理の範囲を決める」

モノづくり企業のデータ、
書類の管理を上手にする方法
(ERP構築)
DAY3 「データ処理の範囲を決める」

今日のテーマは、「データ処理の範囲を決める」です。

ソフトやサービスでデータを自動処理し、

  • 早く
  • 正確に
  • 分析する

 

ことができるわけですが、
社内の事務作業をすべてやろうとすると
莫大な予算が必要になります。

自社で、社内の人員だけでそのような仕組みを
作ろうとすることはとても素晴らしいことです。

しかし、いきなりそれらすべてを達成しようと
すると失敗してしまいます。

過去私自身のケースでいうと、成功はしましたが、
膨大な時間と労力、予算も費やしました。
(1ヶ月はそれだけに集中し、その後導入に
こぎ着けるまで半年ほど要しました)


ただ私のケースでは、

  • 社外、社内の仕事すべてに精通していた
  • ITの知識があった(協力者もいた)
  • スタッフの事務処理能力が高くなかった
    (導入効果が見込めた)

というラッキーな面がありました。

こういうケースは稀なので、おすすめするのは

「将来自動化できる事務処理はすべて自動化することを
見越しながら、最初は小さく始める」

です。

データ処理するのに必要な4つの要素


モノづくりの会社にとってデータ処理すべきものは
だいたいこんな感じです。

 

  1. 見積書、請求書、発注書などの対外的な経理書類
  2. キャッシュフローや見積り作成フォームなど
    内部の経理書類
  3. 社内の業務、製造などの予定表
  4. 勤怠などの従業員に関わる書類

 

細かく見ると、他にも色々ありそうなものですが、
このあたりの項目を抑えておくと派生して作成
できるものが多いと思います。

なのでこの4つの項目のうち、まず最初にどれを
導入するかを決めてください。
一個だけ、ということはないと思いますが、
1と2なのか、1と3と4なのか、
色んな組み合わせが考えられますが、
いきなり4つともすべて、というのは大変なので
おすすめしません。
(それでもやりたい、という場合は覚悟と予算を
たっぷり用意しておいてください)

 

今回のワンポイント


「近い種類の書類、データの統合から始める」

 

社内でERP(参照:オービック)のような統合業務ソフトを
作ろうとするには、現実的にはエクセルになると思います。

そのような時、上で挙げた4つの項目のうち
近い種類のもの、例えば

  • 見積書と請求書
  • 請求書と発注書とキャッシュフロー
  • 勤怠管理書類と製造予定表

 

など関連性の近いものから始めるのが簡単で正確です。

Day2で述べたように、引き合いの識別番号さえ
与えるような形式になっていれば、それぞれ近い
組み合わせの書類を作った後に統合することは簡単です。

いきなり全部に手をつけるよりも、このように
近いものを塊として小さなお団子を作り、
その後にそのお団子をまとめて大きなものに
した方が、後でこうしたい、ああしたいという
改善点が見つかった時に、簡単に改善できます。

今回は以上です。

(つづく)

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